Das Entgelttransparenzgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, Vergütungssysteme nachvollziehbar zu gestalten, Auskunftsrechte von Beschäftigten zu erfüllen und Gehaltsunterschiede sachlich begründen zu können. Die EU-Richtlinie zur Lohntransparenz, die Deutschland bis 2026 vollständig umsetzen muss, verschärft bestehende Anforderungen erheblich und betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Die folgenden Fragen klären, was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet.
Welche Pflichten entstehen für Arbeitgeber ab 2026?
Ab 2026 müssen Arbeitgeber in Deutschland mehrere neue Pflichten erfüllen: Bewerbende erhalten vor dem Vorstellungsgespräch Anspruch auf Informationen über das Gehalt oder eine Gehaltsspanne. Arbeitgeber dürfen nicht mehr nach dem bisherigen Gehalt fragen. Vergütungssysteme müssen geschlechtsneutral und nachvollziehbar gestaltet sein. Diese Grundpflichten gelten für alle Unternehmen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
Zusätzlich zu diesen universellen Anforderungen kommen gestaffelte Berichtspflichten auf größere Unternehmen zu. Betriebe mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen ab Juni 2027 jährlich über ihren Gender Pay Gap berichten. Unternehmen mit 150 bis 249 Mitarbeitenden sind ebenfalls ab Juni 2027 berichtspflichtig, allerdings im Drei-Jahres-Rhythmus. Für Betriebe zwischen 100 und 149 Beschäftigten beginnt die Berichtspflicht erst ab 2031.
Was viele Arbeitgeber unterschätzen: Auch Unternehmen unter 100 Mitarbeitenden sind nicht vollständig außen vor. Die Grundanforderungen an nachvollziehbare Vergütungssysteme, geschlechtsneutrale Kriterien und Transparenz gegenüber Bewerbenden gelten für alle. Wer heute noch Gehälter rein auf Basis individueller Verhandlungen festlegt, ohne dokumentierte Kriterien, wird das künftig nicht mehr rechtssicher begründen können.
Wer hat Anspruch auf Auskunft über das Entgelt?
Alle Beschäftigten haben künftig das Recht, Informationen über das durchschnittliche Gehalt von Kolleg:innen in vergleichbaren Rollen zu erhalten. Dieser Auskunftsanspruch gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und richtet sich auf Vergleichsdaten für gleichwertige Arbeit, nicht auf individuelle Gehälter einzelner Personen.
Konkret bedeutet das: Wenn eine Mitarbeiterin wissen möchte, ob sie im Vergleich zu Kollegen mit ähnlicher Funktion und Verantwortung angemessen vergütet wird, hat sie das Recht, entsprechende Vergleichsdaten anzufordern. Das Unternehmen muss diese Auskunft erteilen können, was eine strukturierte Datenbasis und eine klar definierte Rollenlogik voraussetzt.
Darüber hinaus stärkt die Richtlinie die Klagemöglichkeiten bei Diskriminierung. Beschäftigte, die eine ungleiche Vergütung vermuten, können künftig leichter rechtliche Schritte einleiten. Besonders relevant: Die Beweislast verschiebt sich stärker zum Arbeitgeber. Unternehmen müssen also nachweisen können, dass Unterschiede in der Bezahlung sachlich begründet sind, nicht umgekehrt.
Was gilt als zulässige Begründung für Entgeltunterschiede?
Entgeltunterschiede zwischen Beschäftigten in vergleichbaren Rollen sind zulässig, wenn sie auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. Anerkannte Begründungen umfassen die Verantwortung der Rolle, Qualifikation und Berufserfahrung, die Komplexität der Aufgaben, die Führungsspanne sowie Marktbenchmarks für bestimmte Spezialisierungen.
Was nicht als Begründung ausreicht: das bisherige Gehalt einer Person, individuelle Verhandlungsstärke oder historisch gewachsene Gehaltsunterschiede ohne dokumentierte Ursache. Genau hier liegt die Herausforderung für viele mittelständische Unternehmen, denn Vergütung ist dort häufig über Jahre hinweg ohne formale Struktur entstanden.
Die Richtlinie verschiebt Vergütung damit von einer individuellen Verhandlungssache hin zu einem systematischen Vergütungsmodell. Unternehmen brauchen künftig klare Kriterien, die dokumentiert, kommunizierbar und auf alle Beschäftigten gleichermaßen anwendbar sind. Wer diese Kriterien heute noch nicht hat, sollte damit beginnen, sie zu entwickeln, bevor Auskunftsansprüche gestellt werden.
Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das Gesetz?
Bei Verstößen gegen das Entgelttransparenzgesetz drohen Arbeitgebern Schadensersatzansprüche von betroffenen Beschäftigten, behördliche Maßnahmen sowie Reputationsschäden durch die verpflichtende Veröffentlichung von Vergütungsdaten. Die verschobene Beweislast macht es dabei für Unternehmen schwieriger, sich gegen Klagen zu verteidigen, wenn keine dokumentierten Vergütungskriterien vorliegen.
Besonders relevant ist die Regelung zur gemeinsamen Entgeltanalyse: Wenn der Gender Pay Gap in einem Unternehmen mehr als fünf Prozent beträgt und nicht sachlich begründet werden kann, muss das Unternehmen gemeinsam mit Arbeitnehmervertretungen eine sogenannte Joint Pay Assessment durchführen. Das bedeutet eine strukturierte Analyse der Ursachen, eine Bewertung der Vergütungssysteme und die Entwicklung konkreter Maßnahmen zur Korrektur.
Hinzu kommt der indirekte Druck durch Transparenz: Unternehmen, die ihren Gender Pay Gap veröffentlichen müssen und dabei schlechte Werte zeigen, riskieren Nachteile im Recruiting. Qualifizierte Bewerber:innen werden Vergütungsdaten künftig stärker in ihre Entscheidung einbeziehen. Wer hier schlecht dasteht, verliert im Wettbewerb um Talente.
Wie bereiten sich KMU konkret auf das Gesetz vor?
KMU bereiten sich am wirksamsten vor, indem sie in drei Schritten vorgehen: zuerst eine belastbare Datenbasis schaffen, dann Rollen vergleichbar machen und schließlich eine nachvollziehbare Vergütungsstruktur mit klaren Gehaltsbändern definieren. Dieser Prozess muss kein Großprojekt sein, aber er braucht Struktur und Konsequenz.
Datenbasis und Rollenstruktur aufbauen
Der erste Schritt ist die Konsolidierung aller Vergütungsdaten aus Payroll, Verträgen und HR-Systemen. Viele Unternehmen haben diese Informationen verteilt über verschiedene Quellen, ohne dass eine auswertbare Gesamtübersicht existiert. Parallel dazu müssen Jobtitel, Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Funktionscluster und Joblevel strukturiert werden, damit Rollen überhaupt vergleichbar werden.
Vergütungsstruktur analysieren und Gehaltsbänder definieren
Auf dieser Grundlage lässt sich die Vergütungsstruktur nach Rollen, Leveln und Organisationseinheiten auswerten. Gehaltsbänder, Ausreißer und strukturelle Muster werden sichtbar. Ein einfaches Modell für KMU kann für jede Rolle einen unteren Bereich für den Einstieg, einen mittleren Bereich für erfahrene Mitarbeitende und einen oberen Bereich für hohe Erfahrung oder Verantwortung definieren. Diese Struktur schafft Orientierung, ohne individuelle Entscheidungen vollständig einzuschränken.
Wichtig ist außerdem die Anpassung der Recruitingprozesse: Unternehmen sollten prüfen, ob sie bereits definierte Gehaltsspannen für neue Rollen haben, ob diese vor dem Bewerbungsgespräch kommuniziert werden können und ob sie Bewerbende noch nach ihrem bisherigen Gehalt fragen. Letzteres wird künftig nicht mehr zulässig sein. Führungskräfte brauchen zudem Orientierung, wie Gehalt im Unternehmen entsteht und wie sie Gehaltsgespräche auf Basis der neuen Strukturen führen.
Wann lohnt sich eine externe Equal-Pay-Analyse?
Eine externe Equal-Pay-Analyse lohnt sich, wenn ein Unternehmen keine saubere Datenbasis hat, die interne Kapazität für eine strukturierte Analyse fehlt oder wenn Auskunftsansprüche von Beschäftigten bereits gestellt wurden. Sie ist außerdem sinnvoll, bevor Berichtspflichten greifen, um Überraschungen bei der Veröffentlichung zu vermeiden.
Viele mittelständische Unternehmen stehen beim Thema Entgelttransparenz vor demselben Problem: Das Thema wird relevant, aber es fehlt an einer klaren Rollenlogik, auswertbaren Gehaltsdaten und einer nachvollziehbaren Vergütungsstruktur. Eine externe Analyse schafft in kurzer Zeit einen prüffähigen Ausgangspunkt, mit dem das Unternehmen strukturiert ins Thema einsteigen kann.
Der eigentliche Mehrwert liegt dabei nicht nur in einer einzelnen Kennzahl. Unternehmen verstehen erstmals ihre eigene Vergütungsstruktur, Gehaltsunterschiede werden sichtbar, erste Auffälligkeiten werden identifiziert und Entscheidungen werden nachvollziehbarer. Das ist eine Grundlage, auf der sich sowohl Compliance-Anforderungen erfüllen als auch faire und wettbewerbsfähige Vergütungsstrukturen aufbauen lassen.
Wie die HR-Werkstatt beim Entgelttransparenzgesetz unterstützt
Entgelttransparenz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wir begleiten mittelständische Unternehmen dabei, diesen Prozess strukturiert und pragmatisch anzugehen, ohne unnötige Komplexität und ohne den Anspruch, sofort das perfekte Vergütungssystem zu bauen.
- Datenbasis herstellen: Wir konsolidieren Vergütungsdaten aus Payroll, Verträgen und HR-Systemen zu einer vollständigen, auswertbaren Grundlage.
- Rollen vergleichbar machen: Wir strukturieren Jobtitel, Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Funktionscluster und Joblevel, damit faire Vergleiche möglich werden.
- Gender Pay Gap berechnen: Wir analysieren Vergütungsunterschiede im Gesamtunternehmen und innerhalb vergleichbarer Rollen und liefern belastbare Kennzahlen.
- Maßnahmen ableiten: Wir entwickeln konkrete Handlungsfelder für Vergütungsstruktur, HR-Prozesse und Governance, die für Geschäftsführung und HR direkt nutzbar sind.
- Führungskräfte vorbereiten: Wir unterstützen dabei, Führungskräfte auf Gehaltsgespräche und Auskunftsansprüche vorzubereiten, mit klaren Leitfäden und abgestimmten Argumentationslinien.
Unsere HR-Werkstatt HR On Demand Expert:innen übernehmen die strukturierte Initialarbeit, damit das Thema Entgelttransparenz in Ihrem Unternehmen überhaupt bearbeitbar wird. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Unternehmen heute steht und welche Schritte als nächstes sinnvoll sind, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.
