Im Gespräch mit Prof. Dr. Dennis Albert und Prof. Dr. Mark Elsner von der Wiesbaden Business School (einer Fakultät der Hochschule RheinMain) geben Sie uns von der HR-Werkstatt exklusive Insights zu den Erkenntnissen einer qualitativen Forschungsstudie zum Einsatz von KI im Personalwesen.
Ramona Maiberger von der HR-Werkstatt: Herr Prof. Albert, Herr Prof. Elsner, Sie forschen derzeit zu KI-Anwendungen im Personalwesen. Welche konkreten Vorteile sehen Sie für kleine und mittlere Unternehmen?
Prof. Albert: Unsere ersten Ergebnisse zeigen eindeutig: KI kann administrative HR-Prozesse erheblich beschleunigen und Kosten senken. Denken Sie an die Anmeldung geringfügig Beschäftigter oder die Erstellung von Arbeitsverträgen – Aufgaben, die heute oft Stunden dauern, können durch KI-Tools in Minuten erledigt werden.
Prof. Elsner: Besonders interessant ist die Flexibilität für KMUs. Während große Konzerne teure HR-Software-Suites einsetzen, können kleinere Unternehmen mit neuartigen KI-basierten Lösungen gezielt einzelne Prozesse optimieren, ohne massive Investitionen zu tätigen.
Ramona: Wo sehen Sie die größten Potenziale in der Praxis?
Prof. Elsner: Drei Bereiche stechen hervor: Erstens die Rekrutierung – von der automatisierten Vorauswahl von Bewerbungen bis hin zum intelligenten Matching zwischen Stellenprofilen und Kandidaten. Zweitens administrative Routineaufgaben, die oft 30-40% der HR-Arbeitszeit beanspruchen. Drittens die Personalentwicklung bzw. Qualifizierung durch personalisierte Schulungsprogramme.
Prof. Albert: Ein konkretes Beispiel aus unserer Forschung: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen konnte durch KI-gestützte Bewerbungsauswahl den Zeitaufwand für die Vorauswahl um 70% reduzieren. Die eingesparte Zeit investiert das HR-Team nun in persönliche Gespräche mit den besten Kandidaten.
Ramona: Effizienz ist ein Schlüsselwort. Welche messbaren Verbesserungen sind realistisch?
Prof. Albert: Unsere Ergebnisse zeigen durchweg Zeitersparnisse zwischen 50- 80% bei standardisierten Prozessen. Bei der Dokumentenerstellung, Terminkoordination oder ersten Bewerbungsauswertung sind diese Werte realistisch.
Prof. Elsner: Wichtig ist: Es geht nicht um Personalabbau, sondern um Umschichtung der Arbeitszeit auf wertschöpfende Tätigkeiten. HR-Mitarbeiter können sich verstärkt auf strategische Personalentwicklung, Mitarbeiterbindung und Beratung konzentrieren.
Ramona: Welche Hürden sehen KMUs bei der Einführung von KI-Tools?
Prof. Albert: Die häufigsten Bedenken sind Datenschutz, Vertrauen in die Technologie und fehlendes Know-how. Gerade deutsche Unternehmen sind hier sehr vorsichtig – verständlicherweise bei der Sensibilität von Personaldaten.
Prof. Elsner: Viele KMUs überschätzen auch die technische Komplexität. Moderne KI-HR-Tools sind oft so benutzerfreundlich wie gängige Office-Programme. Der Schlüssel liegt in der schrittweisen Einführung: Beginnen Sie mit einem einfachen Anwendungsfall, sammeln Sie Erfahrungen und erweitern Sie dann sukzessive.
Ramona: Gibt es branchenspezifische Unterschiede?
Prof. Elsner: Definitiv. Unsere Untersuchung zeigt, dass KI besonders in Branchen mit hohem Rekrutierungsaufwand wirksam ist – etwa im Handel, der Logistik oder der Produktion. Hier geht es oft um die effiziente Einstellung von Aushilfs- oder Fachkräften. Interessant ist auch: KI-Tools eignen sich besonders gut für die Qualifizierung weniger spezialisierter Mitarbeiter. Standardisierte Schulungsinhalte lassen sich hervorragend automatisieren und individuell anpassen.
Ramona: Was raten Sie Unternehmen, die jetzt einsteigen wollen?
Prof. Albert: Starten Sie klein und pragmatisch. Identifizieren Sie Ihren zeitaufwändigsten administrativen HR-Prozess und prüfen Sie KI-Lösungen dafür. Oft sind das Bewerbungsmanagement oder die Erstellung wiederkehrender Dokumente. Vergessen Sie nicht die Mitarbeiter: Transparenz und Schulungen sind entscheidend für die Akzeptanz. KI sollte als Unterstützung verstanden werden, nicht als Bedrohung.
Ramona: Wohin entwickelt sich der Markt?
Prof. Elsner: KI wird zur Grundausstattung moderner HR-Arbeit – ähnlich wie heute E-Mail oder Textverarbeitung. Unternehmen, die jetzt beginnen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil bei Effizienz und Mitarbeitergewinnung. Insgesamt stehen wir aber erst ganz am Anfang. Die kommenden Jahre werden zeigen, welche Unternehmen durch intelligente Automatisierung ihre HR-Prozesse zukunftsfähig gestalten können.
Ramona: Sie führen aktuell eine große quantitative Studie zu diesem Thema durch. Was ist geplant?
Prof. Albert: Genau, nach unserer qualitativen Forschungsphase starten wir jetzt eine breit angelegte Befragung deutscher Unternehmen. Wir wollen die Erkenntnisse validieren und konkrete Handlungsempfehlungen entwickeln.
Prof. Elsner: Unternehmen, die an unserer Studie teilnehmen, erhalten exklusiven Zugang zu den Ergebnissen und Benchmarking-Daten. Das ist eine einmalige Chance, die eigene HR-Strategie evidenzbasiert zu entwickeln.
Ramona: Ganz herzlichen Dank für das Gespräch und diese Insights! Ich freue mich auf die baldige Fortsetzung.
